O armazenamento de dados em nuvem se tornou uma das principais tecnologias da atualidade, já que é possível guardar e compartilhar diversos tipos de informações, em qualquer aparelho ou dispositivo móvel, basta ter acesso à internet.
Ou seja, é a possibilidade de substituir o armazenamento local. Em um mercado de trabalho cada vez mais dinâmico e amplo, é necessário contar com ferramentas que facilitam a gestão da informação, ainda mais quando estamos lidando com o trabalho remoto.
Para termos uma ideia, uma pesquisa realizada pela Gartner demonstrou que 75% dos negócios já usavam nuvem em 2017 – e esse percentual é cada vez maior com o passar dos anos.
Além disso, a nuvem pode ser usada por qualquer segmento. Por exemplo, uma administradora predial SP pode compartilhar arquivos com seus clientes, incluindo prestação de contas de cada condomínio, diretamente na nuvem, dispensando o documento físico.
Isso facilita muito a logística, sendo uma forma de reduzir as atividades burocráticas, diminuir gastos extras e contribuir com o aumento da produtividade.
Porém, é necessário conhecer mais sobre essa tecnologia, visto que a falta de cuidados com o uso pode acarretar em alguns problemas, como o compartilhamento indevido e a perda de dados.
Ao longo deste artigo, entenda mais sobre os benefícios e os problemas de fazer o armazenamento de dados em nuvem. Assim, você saberá como usar da melhor maneira essa tecnologia. Acompanhe a leitura!
Quais são as principais vantagens do armazenamento em nuvem?
O armazenamento de dados em nuvem contém todas as funcionalidades do modelo local, mas conta ainda com algumas melhorias. A principal delas é a ausência de componente físico, isto é, não é necessário ter um equipamento específico para acessar os arquivos.
Nesse sentido, uma empresa de controle de acesso, por exemplo, pode compartilhar dados com colaboradores devidamente autorizados. Assim, eles podem acessar as informações diretamente em suas máquinas, de forma simples e rápida.
Em conjunto, há muitas outras vantagens do armazenamento em nuvem. A seguir, conheça algumas delas.
Dispensa gastos com softwares
A hospedagem em nuvem ajuda a reduzir significativamente os gastos, já que não é preciso adquirir softwares locais ou demais equipamentos para o armazenamento de arquivos.
Inclusive, dependendo das necessidades da empresa, é possível utilizar recursos gratuitos de armazenamento em nuvem. Dessa forma, tem-se uma grande economia de custos, permitindo que o seu negócio direcione o orçamento para novos investimentos.
Alta capacidade de compartilhamento
Quando falamos de acessibilidade de documentos, estamos nos referindo aos inúmeros usuários que podem ter acesso aos arquivos, desde que previamente liberados.
Por exemplo, as empresas de folha de pagamento, que atendem outros empreendimentos, podem enviar os documentos através de um link na nuvem. Assim, seus clientes têm um acesso rápido aos arquivos.
Ou seja, a capacidade de compartilhamento pode ser feita tanto dentro da empresa (internamente) quanto fora (externamente).
Além do mais, os escritórios que desejam incorporar a modalidade híbrida de trabalho ou o home office, como muitas empresas de contabilidade têm feito, também podem disponibilizar os arquivos de trabalho na nuvem.
Ou seja, mesmo fora do escritório, os funcionários conseguem atualizar, editar e compartilhar os dados.
Centralização dos dados
Outro grande benefício do armazenamento em nuvem é a capacidade de centralização dos dados. Dessa forma, as informações para vários projetos e filiais diferentes constam em um espaço que pode ser acessado a partir de diferentes locais remotos.
Nesse sentido, se um escritorio de contabilidade e consultoria tem mais de um representante, ou conta com empresas em outras cidades, o compartilhamento de dados é muito mais simples, pois todos ficam armazenados em um mesmo sistema.
Simples e fácil de entender
A tecnologia de nuvem é bastante intuitiva e simples de entender. Sendo assim, até mesmo leigos em informática têm capacidade de usar os sistemas cloud para baixar, compartilhar e editar dados ou arquivos.
Além disso, por não requisitar nenhum software especial de conversão de arquivos em formatos não suportados, o armazenamento em nuvem também pode ser usado por pessoas que não entendem de computação ou mesmo em trabalhos de transformação de documentos.
Dispensa manutenção
Os arquivos na nuvem ficam armazenados em servidores externos, não na sua própria máquina. Isso quer dizer que o seu equipamento, seja um computador ou smartphone, fica com a memória livre.
Assim, é possível reduzir os defeitos nas máquinas pessoais ou mesmo do seu escritório, requisitando um número menor de profissionais para serviços de manutenção de computadores ou de arquivos.
Acompanha as edições
Em geral, a tecnologia cloud conta com um sistema de monitoramento em nuvem que permite aos gestores ou responsáveis acompanharem quaisquer mudanças realizadas nos dados e arquivos armazenados.
Isso é bastante vantajoso para as empresas, uma vez que essa avaliação ajuda:
- A medir o desempenho dos colaboradores;
- A visualizar se houve alguma fraude;
- A tomar decisões estratégicas, com base em dados;
- A ver quem foi o responsável pela alteração.
No ambiente corporativo, precisamos dessas informações para orientar melhor os trabalhos executados. Por exemplo, se houver mudança no orçamento serviços contábeis é necessário verificar quem autorizou e fez a modificação.
Quais as desvantagens do armazenamento em nuvem?
Mas nem tudo é vantajoso na tecnologia cloud. Assim como muitos sistemas, o armazenamento em nuvem tem seus prós e contras.
Por isso, separamos algumas desvantagens que podem dificultar o acesso aos arquivos. Conheça abaixo:
Necessidade de conexão com a internet
Mesmo com a expansão e o avanço das TICs (tecnologias da informação e da comunicação), precisamos aceitar o fato que nem todas as regiões brasileiras têm acesso à internet, seja por banda larga, 3G ou 4G.
No entanto, o armazenamento em nuvem só é possível através da conexão com a internet. Sendo assim, em locais onde há falhas de rede, o melhor é levar o arquivo salvo em dispositivo físico, para não ter uma surpresa desagradável ao não conseguir acesso.
Ou seja, se a sua empresa holding familiar está em um local onde a conexão ainda não é constante, o armazenamento em nuvem pode não ser a melhor opção.
Além disso, a falta de uma internet de qualidade pode interromper o desenvolvimento de alguns trabalhos, como a edição de arquivos e modificação de dados. Dependendo da finalidade, isso pode ser um transtorno para as empresas.
Poucas garantias de segurança
Embora as falhas de segurança sejam bem raras no armazenamento em nuvem, ainda mais com a tecnologia de controle de acesso, não estamos isentos de crimes cibernéticos.
Diante disso, há a possibilidade de vazamento de dados, o que pode ser extremamente prejudicial, visto que hackers podem usar essa informação para cometer atos ilegais.
Além do mais, as leis sobre internet são diferentes em cada país. Com isso, fica a dúvida se em caso de vazamento, o hacker será julgado de acordo com a legislação vigente no país em que o servidor está ou no país em que o usuário está.
Tudo isso pode gerar uma certa desconfiança, ainda mais para as empresas que trabalham com dados sensíveis e que necessitam de máxima segurança.
Falta de suporte
Se você não tiver cuidado na hora de escolher o provedor em nuvem, há o risco de ter um serviço que não oferece suporte adequado. Isso pode ser um problema, ainda mais quando lidamos com uma grande quantidade de dados.
Dependendo do serviço contratado, as empresas que utilizam os sistemas em nuvem não têm um controle absoluto sobre as funções da tecnologia. Além do mais, os aplicativos não podem ser executados localmente, por conta do software remoto.
Fora que, às vezes, há problemas de incompatibilidade de software, em especial quando pensamos na instalação de algumas ferramentas em computadores pessoais.
Com a falta de suporte, isso pode prejudicar o desenvolvimento dos trabalhos, bem como o acesso aos dados e arquivos.
Conclusão
O armazenamento de dados em nuvem é uma tremenda revolução em termos de tecnologia. Afinal de contas, o sistema permite o acesso aos arquivos em diferentes máquinas ou dispositivos, desde que estejam conectados à internet.
Com o significativo aumento das modalidades híbridas e do home office, muitas empresas tiveram que aderir à nuvem, justamente para facilitar o compartilhamento dos arquivos com colaboradores e clientes.
Mesmo em escritórios físicos, a nuvem se tornou uma alternativa interessante, que ajuda no acesso rápido e simples para os usuários devidamente autorizados.
Apesar de todas as vantagens, há ainda uma certa desconfiança no uso da nuvem. Isso porque as falhas de segurança, embora raras, podem ocorrer. Ou seja, nenhum sistema está isento de qualquer ataque cibernético.
Por esse motivo, a recomendação é investir em um sistema de segurança em nuvem, para ampliar a proteção dos dados, evitando o vazamento de informações e arquivos confidenciais. Dessa forma, tem-se um sistema em nuvem intuitivo, seguro e simples!
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.