O trabalho em home office já era uma tendência, mas diante da situação de crise global que se instaurou com a pandemia do novo coronavírus, esse modelo se tornou ainda mais comum, principalmente, com o objetivo de manter as pessoas seguras.
A Covid-19, doença causada por esse vírus, é pouco conhecida, portanto ainda não existe vacina para imunizar as pessoas e conter o contágio. Além disso, não há um tratamento específico e eficaz, somente os cuidados para amenizar os sintomas.
Além disso, é importante ressaltar que o índice de contágio é muito alto devido a facilidade de contaminação. Para adquirir a doença basta entrar em contato com superfícies contaminadas ou outras pessoas doentes.
Devido a esse contexto, algumas ações ajudam a evitar a disseminação do vírus e a contaminação de mais pessoas, por exemplo:
- Higienização das mãos;
- Higienização de objetos;
- Higienização de superfícies;
- Evitar contato com o público.
Entre as formas de cuidados, a prevenção mais eficaz é o distanciamento social evitando locais públicos onde existe fluxo de pessoas, ou seja, permanecer em casa. Essa situação fez algumas atividades serem realocadas para o ambiente domiciliar.
Diversos cursos e escolas adotaram o sistema EAD (educação a distância), do mesmo modo várias empresas transferiram as atividades dos funcionários para suas residências, conforme a possibilidade de cada função.
Os serviços de contabilidade, por exemplo, podem ser executados a distância sem nenhum prejuízo. Mas o trabalho em casa esbarra no desafio da segurança da informação, especialmente em relação a cargos desse tipo.
Por que a segurança da informação é um desafio?
Para compreender a dificuldade real de lidar com dados dentro do ambiente doméstico é preciso entender como funciona o ambiente de trabalho empresarial. Quando uma pessoa atua de forma presencial deve seguir as regras do local.
Esses critérios envolvem uma infraestrutura de rede segura que bloqueia sites e domínios considerados um risco para o sistema da instituição, além de muitas empresas proibirem o uso de dispositivo móvel em suas dependências.
Geralmente, o espaço físico onde a firma está alocada também fiscaliza o acesso de pessoas para garantir a integridade das informações daquela instituição. Para isso, conta com os serviços de uma empresa de segurança eletrônica.
Em casa não existem tantas formas de prevenção e recursos disponíveis para garantir a proteção dos dados empresariais acessíveis daquele local. Então, o local de trabalho ideal sempre será a própria empresa, por isso é preciso ter ainda mais cuidado durante o home office.
Como manter os dados seguros no home office
Proteger as informações que o funcionário tem acesso em seu espaço doméstico é um grande desafio. Mas é possível contornar essa situação seguindo algumas dicas para manter os dados mais seguros.
Configurar as senhas
A senha de acesso do funcionário é sua porta de entrada para o sistema de dados da empresa. Deve ser elaborada com cuidado e atenção. Quanto mais forte, melhor. Essa é a primeira e principal forma de proteger as informações que a pessoa tem acesso.
É importante que essa senha não seja uma combinação óbvia, bem como é necessário que o funcionário faça uma redefinição, trocando-a regularmente.
Instalar um bom antivírus
O antivírus é muito importante para proteger o computador de acessos mal intencionados, mesmo que seja de uso pessoal. No caso da máquina do trabalho, essa prevenção se torna primordial para evitar problemas graves.
Lembrando que o sistema da empresa integra dados dos clientes, fornecedores, parceiros e informações jurídicas sigilosas.
A firma pode contratar fornecedores de clp (controlador lógico programável) para automatizar os processos. Esse recurso otimiza e facilita a organização da administração, mas pode deixar os dados vulneráveis em um ambiente doméstico ao centralizá-los.
Então, usar o antivírus no computador em que o trabalho é realizado é fundamental para garantir esse tipo de segurança.
Usar VPN
VPN é uma rede virtual privada, na prática significa estabelecer um caminho seguro entre o computador pessoal que está em casa e o servidor da empresa localizado no estabelecimento físico.
Esse recurso impede o acesso de invasores às informações transmitidas por esse percurso. Se a pessoa precisa acessar dados alocados nos servidores da empresa essa é uma solução ideal, mas é importante considerar planos pagos que são mais seguros.
Manter os sistemas atualizados
Outra dica importante é manter as atualizações do sistema e dos softwares em dia, pois cada versão corrige os erros da anterior. Essa é uma forma de impedir ataques através de eventuais falhas do sistema.
Além de resolver problemas, as novas edições também trazem funções e recursos para aprimorar o uso do programa e melhorar cada vez mais a experiência do usuário.
Evitar o uso de dispositivos externos
É preciso ter claro que, embora esteja em casa, durante o home office aquele é o ambiente de trabalho e o computador usado para essas atividades deve receber cuidado especial. Esse tratamento diferenciado inclui manter dispositivos pessoais distantes.
Ou seja, pendrive, HD externo e até mesmo cabo de celular não devem ser conectados no computador utilizado para realizar as atividades do trabalho. Isso evita corromper dados importantes acidentalmente.
No caso de uma empresa de digitalização de documentos em que é necessário o envio de arquivos para processar o pedido e realizar o serviço solicitado, o ideal é que essa transferência também seja feita online. Pode ser através de um e-mail, por exemplo.
Como proteger os dispositivos móveis
Quando falamos em segurança da informação no home office é preciso lembrar dos cuidados necessários com os dispositivos móveis e não apenas dos computadores.
Afinal, algumas funções precisam do smartphone em algum momento. Então, vale a pena conferir dicas para proteger os dados contidos nesses aparelhos.
Senhas
Assim como acontece com o computador, a senha do celular também é fundamental para manter as informações seguras. Nesse caso existe uma vantagem, pois seu portador pode configurar a função de biometria.
Esse recurso permite que apenas a digital cadastrada desbloqueie o aparelho e impede o acesso de terceiros ao dispositivo. Dessa forma é possível manter as informações seguras e protegidas de pessoas não autorizadas.
As empresas prestadoras de serviços de manutenção industrial possuem equipes de funcionários integradas e, muitas vezes, os dados de reuniões ou relatórios importantes podem ser acessados através do e-mail.
Além disso, é sempre bom compartilhar informações sobre o cliente ou os parceiros entre os componentes do mesmo time. Mas é preciso garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso a isso. Então, é essencial cuidar bem da senha pessoal.
Não usar root
O root fornece acesso ao sistema original do aparelho para modificar suas configurações de fábrica. Embora algumas pessoas façam isso para personalizar seu dispositivo de forma mais agradável, é completamente desaconselhável.
Essa alteração também afeta os recursos de segurança, e compromete os dados salvos no celular. Então, quem usa o próprio smartphone para fins empresariais não deve fazer uso de root.
Essa regra vale para funcionários de diversas funções, em instituições de vários segmentos. Inclusive uma empresa de reciclagem, pois é uma forma de preservar as informações.
Definir as configurações
Uma vantagem de utilizar smartphone para fins empresariais é que esse aparelho reúne as funcionalidades de um computador pessoal na palma da mão. Ou seja, possui os mesmos recursos, mas com muito mais praticidade.
É possível configurar o dispositivo e adequar ele exatamente de acordo com o trabalho que será realizado. Caso a pessoa lide com consultoria tributária e societária pode ajustar a agenda de compromissos, por exemplo
Utilizar a nuvem de dados
A nuvem de dados armazena as informações em um drive virtual e as mantém protegidas. Em caso de problemas com o aparelho fisicamente, esse drive guarda tudo que foi inserido nele de forma segura. Esse é um jeito de recuperar o que for preciso em caso de perda.
Essa dica é muito importante porque esse é um método preventivo que pode ser usado inclusive com os arquivos pessoais do funcionário. Lembrando que a rede doméstica possui menos segurança que o estabelecimento empresarial.
Considerações finais
As informações referentes às atividades empresariais são sigilosas e fundamentais, por isso devem ser protegidas com muito cuidado. Esses dados envolvem contato de cliente, fornecedores, parceiros e dados jurídicos, por exemplo.
Dentro do espaço institucional existem regras e métodos de proteção muito difíceis de serem produzidos e aplicados no ambiente doméstico. Então, o home office torna esses dados naturalmente mais vulneráveis.
Quando o funcionário trabalha em casa precisa contornar essa situação e lidar com os desafios impostos pela questão da segurança da informação. É fundamental proteger o sistema da empresa e garantir o sigilo das informações.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
