As práticas de compliance são fundamentais para qualquer empresa, uma vez que lidam diretamente com a conformidade e até mesmo com a integridade corporativa.
O termo, que vem do inglês to comply, que significa agir de acordo com uma ordem, está cada vez mais inserido no meio corporativo. Isso significa que você está alinhado com as regras da empresa, que as cumpre pessoalmente e observa seu cumprimento atentamente.
Uma empresa de contabilidade para empresas, por exemplo, possui em seu compliance os fundamentos de ética e de valores que a empresa tem para poder atender com segurança os clientes que precisam de seus serviços.
Ou seja, as regras variam de empresa para empresa, e podem envolver diversos tipos de elementos, como:
- Obrigações trabalhistas;
- Concorrência;
- Obrigações fiscais;
- Elementos regulatórios.
A LGDP e as práticas de compliance
Atualmente, o compliance tem sido muito associado à Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD, um marco legal que protege e zela todas as utilizações de dados dos clientes, bem como sua guarda e transferência.
No caso de uma empresa de portaria terceirizada, por exemplo, se os dados dos clientes ficam registrados em bancos de informações, é fundamental que compreendam a nova lei e adequem seus serviços para evitar complicações futuras.
Então, as práticas de compliance funcionam como um guia ético de aplicação de princípios dentro da empresa, assim preservando a integridade da marca e de seus colaboradores em todos os graus hierárquicos.
Além disso, o compliance também cria o padrão na empresa de documentar e registrar todas as suas etapas, diminuindo custos operacionais, aumentando a eficiência e o desempenho de equipes de gestão, entre outras vantagens importantes.
Uma vez que esse conjunto de regras tem o objetivo de prevenir crimes e desvios de conduta, a LGPD surge com novas diretrizes, especialmente vinculadas a equipes ou empresas de tecnologia da informação, uma vez que lidam diretamente com esses setores.
Inclusive, muitas empresas de prestação de serviços de contabilidade, por exemplo, possuem registros extensos de compliance, para garantir a integridade tanto da empresa quanto de seus clientes.
Assim, o controle de dados cedidos por consumidores da empresa, torna-se uma responsabilidade dela mesma, sendo, inclusive, passível de multas altíssimas. Por isso, quanto mais controle houver nessa questão, melhor.
Conheça os pilares do compliance
Compreender o compliance é fundamental para qualquer empresa. Esse tipo de estratégia é necessária para garantir uma conduta ética e moral dentro da empresa, pautada em responsabilidade social e civil.
Por isso, qualquer funcionário que trabalhe em uma empresa com regras estruturadas de compliance acaba se sentindo valorizado, ciente de que haverá punições para qualquer conduta errônea que alguém venha a cometer.
Algumas empresas de seguros, por exemplo, aplicam o compliance para garantir a segurança e tranquilidade de seus consumidores.
Inclusive, existem alguns elementos básicos que formam os pilares do compliance, dentre eles, cinco se destacam por sua importância na criação dessa ferramenta de segurança e integridade da empresa. Sendo eles:
1 – O exemplo vem de cima
Esta é uma regra básica de convivência corporativa. Os funcionários operacionais irão replicar aquilo que seus superiores fazem, e assim sucessivamente. Por isso, é importante que as regras sejam aplicadas desde o topo.
Quando sua equipe de gestão e a alta hierarquia da empresa agem de forma correta e ética, eles estipulam um exemplo, intimidando outros de terem atitudes ilícitas, bem como inspirando os colaboradores a seguirem estes passos.
Tendo isso em vista, um escritório de contabilidade, por exemplo, deve começar a aplicar as regras de compliance por seus gestores, lentamente escalonando até o operacional.
Assim, uma pessoa que tenha desejo de crescimento profissional dentro da empresa certamente buscará seguir os passos dos grandes gestores, fixando-se na ideia de uma contribuição real e honesta.
2 – Manter diligência
Diligência é o cuidado ou zelo na hora de realizar uma ação. Esse pilar significa que você deve realizar as ações de sua empresa com muita atenção, para que tudo seja feito corretamente.
Conheça todos seus colaboradores, compreenda seus históricos e sua forma de trabalhar, assim você terá mais tranquilidade na hora de delegar importantes funções para cada um deles.
Além disso, é importante monitorar todo o trabalho, desde a gestão até o operacional, para garantir que tudo está seguindo os protocolos e padrões da empresa, não modificando seus objetivos ou agindo de forma contrária às regras e normas estabelecidas.
Por exemplo, uma administradora de condominios industriais que mantenha suas operações sempre em monitoramento, está muito mais segura e protegida de qualquer tentativa de movimentação indevida.
Então, quanto mais atenção e cuidado você tiver na construção de seu negócio, maiores serão as chances de conseguir manter toda a produção em um ritmo adequado, sem precisar contar com elementos externos.
Assim, você consegue compreender também quem é sua equipe e o quanto você pode confiar nela. É fundamental que seus colaboradores sejam pessoas as quais você se sinta confortável em delegar serviços, uma vez que é impossível fazer tudo sozinho.
3 – Avaliando riscos
Esta é uma etapa fundamental. Periodicamente, você deve identificar quais são os principais riscos que a empresa pode estar correndo, para iniciar uma etapa de planejamento de soluções para as situações que se apresentarem.
Aqui é um bom momento para incluir o LGPD em seu estudo. As informações que forem recolhidas podem indicar se a empresa está tomando todos os cuidados junto a guarda e manutenção de dados de terceiros, e se os papéis definidos pela lei estão sendo cumpridos.
Assim, uma empresa de controle de acesso, por exemplo, pode avaliar todos os detalhes de suas operações, principalmente para identificar os principais riscos e como lidar com eles.
Inclusive, os riscos de vazamento de informação são uma grande preocupação para empresas que trabalham com informações pessoais de terceiros. Por isso, pautar-se na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais para criar regras de apoio é uma excelente opção.
É importante que essa avaliação seja feita em um período específico, mensal ou semanalmente, dependendo da quantidade de dados recolhidos pela empresa. Isso porque as regras e normas podem eventualmente mudar.
Além disso, os riscos podem aumentar ou diminuir conforme a empresa for se adequando às novas realidades de mercado, então é preciso ter certeza de que você está fazendo um bom trabalho.
4 – Controle interno
Os controles internos são a melhor forma de conseguir avaliar todas as referências necessárias para identificar se o compliance está sendo aplicado ou não.
É através dele que problemas podem ser detectados e consertados antes de qualquer tipo de avaliação externa.
Normalmente, quando uma empresa precisa de alguma forma de controle, seja por conta de guarda de documentos e proteção de dados, como as que se adequaram à LGPD, ou outro tipo de recurso, é importante que se criem métodos de verificação em estágios iniciais.
Assim, com os controles internos, você terá muito mais garantia de que o funcionamento da empresa está em ordem, e de que quando órgãos regulamentadores decidirem fazer alguma vistoria, não encontrarão nenhum problema.
Esse tipo de ação pode ser muito benéfica para qualquer empresa, independentemente de seu porte. Por isso, quanto mais controle você tiver nas suas mãos, melhor estruturada a empresa estará, evitando qualquer tipo de problema.
5 – Treinamento e desenvolvimento
As regras de compliance são, em um grande resumo, regras. De nada adianta se sua equipe não estiver em dia com elas, ou não souber como aplicá-las. Por isso, investir em ações de capacitação é fundamental.
Comece por sua equipe de gestão. Ela deve ter todo o preparo necessário para conseguir compreender as regras básicas da empresa e monitorar seus colaboradores, além de integrar seu conhecimento e servir como catalisadores de informação.
Após esse primeiro passo, é importante que você consiga criar toda uma cultura na empresa, com treinamentos e capacitações que mostrem a importância do compliance e o quanto as regras devem ser seguidas para o bom andamento da empresa.
Quanto mais sua equipe estiver no mesmo tom, melhor será a produtividade da empresa, uma vez que não haverá tanta necessidade de retrabalho para organizar os elementos necessários para manter as regras em ordem.
Além disso, quanto mais treinamentos e desenvolvimento sua equipe tiver, mais valorizada ela se sentirá, ficando inspirada a aplicar as técnicas e experiências adquiridas nestes treinamentos.
Ensinar funcionários novos pode ser um pouco trabalhoso, então quanto mais investimento você tiver naqueles que já compõem sua equipe, maiores as chances de retê-los.
Isso porque um funcionário capacitado, ciente de todas as regras e informações referentes a empresa e que se sinta valorizado, buscará seu crescimento pessoal dentro da própria empresa, criando oportunidades e um melhor engajamento com você.
Considerações finais
A LGPD veio para mudar as estruturas de negócios do Brasil. Empresas tiveram que se adaptar rapidamente, e isso gera um sentimento de incerteza se o trabalho está sendo bem executado.
Mesmo em casos de encerramento de empresa, a responsabilidade aplicada pelo compliance deve estar o tempo todo sendo levada em conta.
Por isso, alinhar suas regras de compliance a essa nova Lei, permite muito mais tranquilidade na execução do trabalho, além de garantir mais segurança tanto para a empresa quanto para os clientes que buscam seus serviços.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
