Saber lidar bem com os dados é cada vez mais importante para as empresas, afinal eles são considerados hoje o “novo petróleo”. As informações sobre os clientes e sobre o negócio possibilitam uma melhor tomada de decisão e ajudam a evitar diversos problemas. Porém, um gerenciamento mal feito desse recurso pode levar a vazamentos de informações pessoais e também a decisões equivocadas sobre o futuro da empresa.
Saber bastante sobre um cliente ajuda a oferecer melhores soluções para ele, uma experiência personalizada e a ter o conhecimento sobre qual é o momento ideal para entrar em contato. Mas, se as informações de um ou uma cliente são vazadas, a relação dele com a empresa pode ser rompida pela falta de confiança.
Outra coisa prejudicial é quando se tem os dados, mas não se tem o registro de como eles foram coletados. Digamos que uma pessoa forneceu e-mail para receber o ingresso para um evento e acaba recebendo promoções muito depois desse evento ocorrer. Se ela não deu consentimento para tal, isso pode se tornar um problema.
O mapeamento de dados.
Um caminho que ajuda nesse processo de gerenciamento é o Mapeamento de Dados, ou Data Mapping. Isso ajuda principalmente na adequação da sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), afinal a premissa é que, quando você não enxerga, você não protege.
O mapeamento garante o maior entendimento de como os dados se movem através da organização. Como as empresas precisam entender quais dados estão coletando, como estão usando e com quem estão compartilhando eles para aprimorar a proteção de dados, é um importante passo inicial na jornada de compliance.
Antes do surgimento da nova legislação, as empresas usavam o Mapeamento de Dados para controlar e gerenciar o chamado perímetro 4S (Sigilo Bancário, Sigilo de Saúde, Segredo de Negócio e Segredo de Justiça). Agora, é preciso que haja uma proteção de todos os dados pessoais, como CPFs, endereços, placa de carro, histórico de navegação, etc. A LGPD diz respeito a todos os dados pessoais que podem ser ligados a uma pessoa, ou seja, dados anônimos como “cinco pessoas clicaram neste link” não trazem problemas como dados de cadastro e de contato.
Como é feito o mapeamento
Fazer o mapeamento de dados nas empresas é um trabalho multidisciplinar. Inclui primeiramente a identificação do inventário, o desenho de fluxos e a associação aos sistemas. A partir disso, é feita a análise de dados para fins estratégicos, a identificação de brechas na segurança e a verificação do quanto cada informação pode ser ligada a uma pessoa, para fins de privacidade.
É também no Data Mapping que a empresa designa para cada dado pessoal qual é a base legal para justificar o processamento daquela informação. Com isso a empresa tem um Diagnóstico de Riscos e Conformidade. As leis de proteção de dados pedem que as empresas saibam:
– Os objetivos do processamento de dados;
– As categorias de dados pessoais que estão sendo processadas;
– Detalhes de quaisquer transferências de dados para outros países;
– Por quanto tempo os dados serão mantidos;
– As medidas de segurança técnica e organizacional em vigor (criptografia, controles de acesso, etc.).
Na prática, o Data Mapping auxilia nessas questões e centraliza a gestão dos dados de uma empresa. Quando você tem várias bases de dados, como as informações do comercial, do marketing, do financeiro e dos recursos humanos, fazer o mapeamento permite saber onde estão as informações rapidamente. Outro benefício da técnica é que fica mais fácil fazer a migração de bases de dados quando necessário, pois, sabendo todo o ciclo de vida dos dados é mais viável desenhar um projeto de migração e calcular o seu potencial impacto para o negócio.
Fora o compliance com leis de proteção de dados, ter dados organizados e saber o melhor uso deles ajuda até mesmo a reter clientes e aumentar o faturamento. Exemplo disso é a Netflix, que usa as informações dos usuários para oferecer as melhores opções de filmes e séries. A estimativa é de que a empresa consiga economizar US$ 1 bilhão por ano ao reter os clientes usando os dados.
Com as leis de proteção de dados em vigor e os clientes cada vez mais informados sobre seus direitos à privacidade, a organização e o gerenciamento dos dados se faz cada vez mais importante. É preciso entender melhor sobre o assunto, formar equipes internas de conformidade e automatizar os processos para que a proteção de dados pessoais, como ativo, seja um diferencial competitivo para as empresas.
Data Mapping na Privacy Tools.
Uma ferramenta que possa facilitar e automatizar algumas etapas deste processo é fundamental neste aspecto. É visando isso que a Privacy Tools desenvolveu seu Data Mapping, auxiliando no mapeamento e classificação destes dados e permitindo a análise dos mesmos através de relatórios e dashboards que permitem a organização visualizar e tomar decisões de forma mais qualificada e assertiva.
Assim, todo mapeamento realizado trará resultados analisáveis, permitindo que a empresa tome decisões mais rápidas sobre o tratamento de dados. Além disso a ferramenta permite automatizar e configurar relatórios tais como DPIA e LIA e outros, permitindo inclusive a extração destes para apresentação caso necessário.
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