A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é uma norma que visa assegurar a confiabilidade de informações pessoais em sigilo, aplicável em uma grande diversidade de serviços do mercado. Por isso, o impacto da LGPD foi marcante, especialmente em empresas que operam com dados dos clientes.
Em vigor desde setembro de 2020, a LGPD surgiu da preocupação com o uso de informações pessoais, incluindo dentro do setor contábil.
Afinal de contas, inúmeros serviços de contabilidade demandam dados sigilosos dos clientes, a fim de realizar uma avaliação completa da situação financeira.
Por essa razão, as empresas de contabilidade terão que se adaptar às novas regras, não só em relação aos dados dos clientes, mas também de seus funcionários.
No artigo de hoje, acompanhe mais sobre o impacto da LGPD em empresas de contabilidade e conheça algumas dicas de como se adaptar à norma.
Quais os impactos da LGPD nos escritórios de contabilidade?
De acordo com a LGPD, considera-se como “dado pessoal” qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, incluindo:
- Nome;
- Endereço;
- Data de nascimento;
- Origem racial;
- Opinião política;
- Informações genéticas;
- Entre outros.
Também estão nessa lista as informações referentes aos dados digitais, como e-mails, endereços de IP, dados de localização e identificadores de cookies.
O principal objetivo da LGPD é atualizar os padrões de segurança de dados, garantindo que todos os cidadãos brasileiros estejam protegidos contra violações de privacidade, ou tenham suas informações usadas para ações ilegais.
Nesse sentido, a legislação é aplicada a todas as atividades que coletam e armazenam dados, tanto na forma física quanto digital.
No caso das empresas de contabilidade, os serviços lidam com diversos tipos de dados pessoais, uma vez que essas informações são indispensáveis para verificar as condições financeiras dos clientes.
Por esse motivo, a LGPD exige a presença de mecanismos internos e sistemas de controle nos escritórios de contabilidade, como uma maneira de garantir a regularidade do processamento dos dados.
Além disso, também será preciso gerar evidências documentais para provar que os sistemas instalados funcionam para auditorias internas e externas. Ou seja, será necessário seguir a política de proteção de dados e garantir treinamento a todos os colaboradores.
Inclusive, pode haver a necessidade de mão de obra terceirizada para soluções de tecnologias aplicadas ao sistema de dados, ainda mais se o escritório de contabilidade não contar com nenhum funcionário do ramo.
Diante disso, com a LGPD, as empresas de contabilidade devem contar com sistemas eficientes de segurança, antes de processar qualquer dado. É preciso provar o consentimento do cliente para retenção, registro e uso das informações pessoais.
Para ajudar nesse processo, a certificação ISO 27001 pode auxiliar na padronização dos serviços contábeis e garantir a segurança dos dados. Porém, também é fundamental adaptar várias atividades dentro do setor.
Como as empresas de contabilidade podem se adaptar à LGPD?
Há alguns procedimentos que podem contribuir para a adaptação dos escritórios de contabilidade à LGPD. Alguns deles são:
Análise de processos
O primeiro passo para adequar os serviços à lei é a partir da análise dos processos da empresa. Dessa forma, é possível verificar o que precisa ser alterado em cada um dos departamentos.
Ou seja, a recomendação é fazer um diagnóstico de cada fluxo de trabalho, principalmente junto às equipes que operam diretamente com dados pessoais. Assim, será feita uma avaliação no que se refere à privacidade de informações.
Por exemplo, os profissionais que lidam diretamente com a elaboração de soluções financeiras para empresas costumam ter em mãos dados pessoais sobre os proprietários. Portanto, é um departamento que demanda a análise dos processos.
É importante verificar alguns pontos específicos, incluindo:
- O local onde as informações estão armazenadas;
- O método de classificação e organização dos dados;
- A presença ou não de um profissional responsável pelas informações;
- A necessidade ou não de um investimento em sistemas de segurança.
Também é preciso verificar as etapas de trabalho em áreas específicas, como a contabilidade especializada em TI, que também manuseia alguns dados pessoais de clientes e dos funcionários da empresa.
Treinamento das equipes
É fundamental que todos os colaboradores estejam devidamente familiarizados com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados, especialmente quanto às informações coletadas na internet.
Isso requer ir além das notícias sobre a legislação, mas realizar um treinamento completo a respeito da norma, para garantir que todos os funcionários saibam como lidar com as mudanças necessárias em suas vivências de trabalho.
Dessa forma, é possível evitar desentendimentos e falhas, garantindo que toda a equipe esteja alinhada aos novos processos produtivos e métodos de coleta de dados.
Com isso, um serviço de consultoria fiscal será realizado com muito mais eficiência e o melhor: garantindo a proteção das informações pessoais dos clientes.
Além do mais, os treinamentos são capazes de aumentar a conscientização dos colaboradores sobre as determinações e sanções da LGPD, contribuindo para que a equipe sane todas as suas dúvidas e questionamentos dos novos métodos de trabalho.
Com isso, os serviços são adaptados da melhor maneira possível, garantindo que todos os procedimentos sejam feitos em conformidade com a norma.
Organização e mapeamento dos dados
A LGPD exige que as empresas tenham uma eficiente organização e mapeamento dos dados. Desse modo, é possível identificar os erros, além de ser mais fácil analisar as mudanças necessárias para adaptação à lei.
Sendo assim, após o diagnóstico do processo e a realização dos treinamentos com os funcionários, as empresas de contabilidade devem organizar todas as informações pessoais que estão arquivadas em seus sistemas e adotar as medidas necessárias para a segurança de dados.
Aqui é importante definir os responsáveis, ou seja, as equipes e os funcionários responsáveis por manter as exigências dos processos segundo a LGPD.
Os colaboradores devem saber o que fazer em caso de violação da segurança, bem como estabelecer um padrão de registro das informações.
Além disso, eles devem se comunicar com frequência aos controladores, titulares de dados e com a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).
Vale ressaltar que a não conformidade à lei pode ocasionar muitos prejuízos, incluindo o encerramento de empresa.
Aplicação de ferramentas tecnológicas
Uma das principais mudanças para adequação à LGPD é a aplicação de sistemas e ferramentas tecnológicas nas empresas de contabilidade. Ou seja, vários escritórios terão que investir em inovação para cumprir as exigências da norma.
Um exemplo é o uso da tecnologia de armazenamento em nuvem, que garante mais segurança e controle das informações.
Com essa ferramenta, os dados podem ser acessados facilmente, além de ser possível definir os níveis de acesso e compartilhamento, liberando as informações somente para pessoas devidamente autorizadas.
Dessa forma, assegura-se maior proteção aos dados. Fora que o próprio escritório de contabilidade é visto com mais credibilidade e profissionalismo pelo público.
Afinal de contas, um cliente não quer que suas informações para a abertura de empresa simples sejam vazadas ou possam ser acessadas por pessoas mal-intencionadas.
Comunicação mais transparente
Além da proteção nos sistemas de registro e armazenamento de dados, a LGPD também exige que a comunicação com os clientes seja mais clara e transparente. Assim, tem-se mais segurança em todos os processos realizados.
Uma das obrigatoriedades da lei é ter o consentimento dos clientes para coleta de informações.
Sendo assim, é importante que o escritório de contabilidade defina um código de conduta, informando o público sobre as questões de privacidade de dados e quais são os processos adotados diante de uma infração de segurança.
Essa adaptação é imprescindível para o alinhamento de serviços com o cliente, além de facilitar o entendimento sobre as novas demandas da equipe. A longo prazo, a comunicação transparente terá um efeito notório na credibilidade da sua empresa.
Monitoramento dos processos
Por fim, os escritórios de contabilidade devem realizar um monitoramento frequente no tratamento de dados e nos processos de trabalho que lidam com as informações pessoais dos clientes, mas também dos funcionários.
A recomendação é desenvolver um programa de privacidade, para garantir que todas as solicitações da LGPD sejam atendidas.
Conclusão
Desde que a LGPD entrou em vigor, várias empresas tiveram que modificar o seu fluxo de trabalho para garantir maior confiabilidade e segurança no manuseio de informações. É o caso dos escritórios de contabilidade.
O artigo de hoje teve a intenção de trazer algumas dicas de como adaptar o seu negócio à lei, reforçando que os impactos da norma nos processos de trabalho têm a intenção de melhorar a segurança de dados e gerar mais confiabilidade aos clientes.
É importante que os escritórios busquem se adequar o quanto antes, para não sofrer as sanções ou penalidades impostas pela norma.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
