A rotina de um profissional de Recursos Humanos envolve bem mais do que fazer a contratação e efetivação de pessoas dentro de uma empresa. Estes profissionais estão diariamente em contato com dados sensíveis e confidenciais. Sendo necessária a utilização de estratégias e ferramentas para manter a proteção dessas informações. Portanto, é um setor com grande impacto da LGPD.
Proteger dados pessoais e prezar pela privacidade das pessoas é uma atitude que está ganhando cada vez mais importância, portanto, os gestores da área de Recursos Humanos precisam adaptar-se às novas tecnologias e tudo o que envolve a proteção de dados na internet.
Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em setembro de 2020, as empresas passaram a ter a necessidade de garantir formas de manter a privacidade das informações de clientes, fornecedores e colaboradores. É aí que entra o trabalho dos setores e empresas terceirizadas de Recursos Humanos na adequação à LGPD.
Impactos da LGPD no Recursos Humanos
O setor de Recursos Humanos requer atenção redobrada aos dados pessoais, aqueles que tornam uma pessoa identificável. Como documentos, endereços, IPs, fotos e vídeos. Bem como aos dados sensíveis, que podem ser usados para constranger ou discriminar um funcionário. Como orientação ideológica, enfermidades, etc.
Com o avanço tecnológico, a esperança é de que os setores de RH e TI acabem se aproximando. Assim, os programadores de TI poderão desenvolver programas que ajudem os profissionais de RH a manterem em segurança os dados pessoais de terceiros.
Mas como toda essa questão envolve o meio digital, é preciso entender sobre as consequências que uma empresa pode sofrer ao não seguir as novas regras. Com a LGPD em vigor, é mais que necessário que o RH crie estratégias que garantam a segurança e preservação das inúmeras informações que possuem.
Visto isso, será preciso estudar e adaptar-se aos novos processos para que tudo esteja de acordo com a lei. Mapear todas as etapas de armazenamento de dados é um dos primeiros passos a serem seguidos. Ao entender todas as fases de captação e arquivamento das informações, será possível determinar os pontos que precisam de melhora ou onde começa um erro. Assim, a empresa não corre riscos de ser multada pelas novas regras da LGPD.
Preserve seus colaboradores
Os RHs das empresas precisam estar cientes de todas as suas responsabilidades para com os colaboradores. Isso envolve cuidar das informações pessoais dessas pessoas, principalmente com a era digital, onde tudo é armazenado em nuvem e correndo o risco de vazamentos.
Portanto, é necessário que o setor atualize os dados cadastrais dos funcionários e deixem claro a eles como essas informações poderão ser usadas. Ou seja, a empresa precisa ceder uma autorização ao colaborador para que possa utilizar esses dados. Outro ponto importante é esclarecer aos colaboradores todas as dúvidas e explicar com detalhes sobre a utilização de suas informações pessoais e o que rege a LGPD.
Mudanças nos contratos
A lei exige que as empresas tomem medidas para minimizar a quantidade de informações pessoalmente identificáveis que armazenam, e garantir que elas não sejam guardadas por mais tempo do que o necessário. Cada pessoa deve saber por quanto tempo e para qual finalidade seus dados pessoais estarão no cadastro da empresa. Essas informações podem já estar no contrato de trabalho de cada funcionário, com a autorização da coleta desses dados. Os funcionários que já atuam na organização precisam atualizar o cadastro e assinar um termo autorizando a utilização de seus dados pessoais.
Cada instituição também deverá atender aos pedidos dos titulares, como exclusão e alteração dos dados sempre que necessário. Vale ressaltar que a LGPD se aplica a dados que estejam online ou em papel. Porém, o gerenciamento de dados no digital permite um controle e uma segurança maior. Sistemas de gestão facilitam o controle dos dados que a empresa tem e centralizam as solicitações dos colaboradores.
Atenção aos dados de candidatos
Algumas empresas realizam processos seletivos online. Quando as seleções acontecem online, é necessário que os candidatos forneçam informações sobre a utilização de dados e de que maneira serão usados.
Portanto, é aconselhado que uma autorização de utilização de informações seja disponibilizada para os candidatos. Ao se inscrever em uma plataforma digital, ele terá a escolha de permitir ou não a utilização de seus dados.
Assim, esse documento que esclarece o que acontece com os dados pessoais que são recolhidos durante o processo seletivo, serve como garantia para a empresa caso imprevistos aconteçam
Consequências da não conformidade
Entre as sanções inclusas para as empresas que não cumprirem a LGPD, estão o bloqueio dos dados, a suspensão de atividades e multas que podem chegar a 2% do faturamento, com um teto de R$ 50 milhões.
Quem irá auxiliar nesse processo é o DPO da empresa, o Data Protection Officer, que pode ser interno ou terceirizado. É esse profissional que irá treinar a equipe para a proteção de dados, garantir as melhores práticas e prestar eventuais atendimentos aos titulares dos dados e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
O ideal é que cada empresa tenha um time de compliance, que irá contar com profissionais da área jurídica, de tecnologia, de comunicação e recursos humanos. Assim a instituição garante a conformidade com a lei em todos os setores. O papel do departamento de RH será garantir a segurança dos dados dos funcionários e a transparência sobre esse armazenamento de informações.
Encoraje seu RH a conhecer a LGPD
As empresas devem estar constantemente se atualizando sobre as novidades do setor. Por isso, mostrar ao profissional de Recursos Humanos a importância da LGPD e seus impactos no setor é se prevenir de possíveis problemas que envolvam dados pessoais de terceiros.
Buscar por orientações, consultorias de profissionais e ferramentas que facilitem esse tratamento de dados, é uma boa opção para iniciar estratégias que preservem as informações coletadas.
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