Em 1964, o professor Gilberto Gomes de Oliveira fundou o Colégio Sete de Setembro, marcando o início da UniRios.
Após a obtenção do status de Centro Universitário que concedeu maior independência na criação de cursos à instituição, a instituição ganhou uma nova identidade. Passando a carregar o Rio São Francisco como marca, enriquecendo ainda mais o legado educacional das iniciativas pioneiras do professor Gilberto Gomes de Oliveira.
“Reconhecemos a importância do envolvimento dos líderes nesse processo”
Na fase inicial da implantação da ferramenta Privacy Tools, a equipe da Unirios, reconheceu a importância de incluir os líderes da instituição no processo de adequação à LGPD.
Visto que, a partir dessa percepção, a equipe definiu as etapas necessárias para a implantação da ferramenta. Esse planejamento considerou tanto as demandas específicas da Unirios quanto os recursos disponíveis, bem como os prazos a serem seguidos.
Desse modo, garantiu que todos os participantes do projeto estivessem plenamente cientes de suas atribuições e comprometidos com a obtenção dos resultados desejados.
Nesse contexto, a colaboração estreita com os líderes não apenas assegura a conformidade legal. Como também, reforça a cultura de respeito à privacidade em todos os níveis da Unirios. Consolidando um alicerce sólido para a jornada de conformidade com a LGPD.
Segundo Marcos de Souza Dantas, Supervisor de Serviços Financeiros da Unirios, a participação da liderança da Unirios no processo de implantação da ferramenta Privacy Tools, foi essencial. “As ações foram direcionadas para envolver tanto os líderes, quanto os colaboradores de cada área, com o objetivo de mapear o fluxo de dados específicos de cada setor, e em seguida, integrá-lo ao fluxo geral da nossa instituição”, complementa Marcos.
Com o envolvimento de todos os membros da equipe da Unirios no processo de adequação, criou-se o “Minuto LGPD”. O Encarregado de Proteção de Dados gravou uma série de vídeos curtos que disponibilizou no canal de comunicação interno da instituição. “Esses vídeos permitiram que os colaboradores assistissem e tirassem suas dúvidas a qualquer momento. Além disso, envolvemos a temática LGPD em todas as nossas novas contratações, independente do cargo ocupado”, explica o Supervisor Financeiro.
Enfrentando os desafios do gerenciamento de fluxo de dados
No cenário atual, o gerenciamento eficiente do fluxo de dados tornou-se uma peça fundamental para o sucesso das organizações em diversos setores. A Unirios, um dos clientes da Privacy Tools, não foi exceção a esse contexto desafiador. A instituição enfrentava desafios no controle do fluxo de informações devido ao crescimento de dados internos, parcerias e interações com alunos.
Durante a implantação da Privacy Tools na Unirios, a complexidade de gerenciar muitos dados tornou-se aparente, destacando a dificuldade do rastreamento manual suscetível a erros.
De acordo com Marcos, “o grande volume de processos e fluxos de informações tornava difícil firmar um controle efetivo. O que, por sua vez, dificultava o rastreamento de dados pessoais e sensíveis. A falta de um controle adequado dificultava a identificação de pontos críticos e a tomada de medidas corretivas de forma ágil e eficiente”.
Estabelecendo a governança
Marcos de Souza explica que transformar a cultura de uma empresa não é tarefa fácil e envolve uma série de desafios, requerendo o comprometimento contínuo de todos os envolvidos.
Portanto, não finalizará o processo, pois a governança não termina com a implantação, ela continua sendo parte importante desse processo em constante evolução. “Semanalmente, temos o compromisso com o monitoramento e buscamos sempre ouvir os líderes e os principais atores da governança”, complementa.
Embora seja possível avaliar a implantação como bem-sucedida. É fundamental reconhecer que a consolidação de uma nova cultura não acontece da noite para o dia e exige o envolvimento de todas as áreas da empresa.
Segundo Marcos, a implementação da Privacy Tools, permitiu obter os registros das operações em tratamento e informações sobre os operadores de dados sensíveis. Além disso, possibilitou o acompanhamento do fluxo de registro de dados dos clientes desde o início do seu processo na organização, assim como os dados utilizados dos colaboradores.
Marcos complementa: “o módulo de Data Mapping proporcionou a centralização da gestão do fluxo dos processos e dos dados naturais e sensíveis, organizando o gerenciamento das permissões de acesso dos colaboradores aos dados existentes na organização. Além disso, a implantação da ferramenta também trouxe benefícios adicionais, como a gestão de cookies do site da organização. O que possibilitou uma melhor rastreabilidade e gestão do site. Através dos cookies, foi possível identificar as páginas mais e menos populares pelos usuários. Garantindo a coleta de dados com a permissão do usuário de forma anônima, preservando a privacidade e identificação dos mesmos”.
Dessa forma, a ferramenta de gestão da Privacy Tools, proporcionou à UniRios, a sistematização do fluxo de processos e dados. Bem como, a centralização das ações inerentes a LGPD.
Faça como a Unirios, e garanta um gerenciamento efetivo e seguro do fluxo de dados da sua empresa com as soluções da Privacy Tools.
