A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), nº 13.709, foi aprovada ainda em 2018, mas somente passou a valer em setembro de 2020, e apresenta normas com o intuito de delimitar condições de coleta, armazenamento e tratamento de informações pessoais.
Apesar de não possuir uma relação direta com as relações de trabalho, ela se torna importante também nesse cenário, uma vez que o relacionamento entre a empresa e o funcionário gera uma série de informações sigilosas e pessoais.
A lei europeia (GDPR) tratou de incluir de maneira específica essa relação entre a regulamentação e as relações de trabalho, de modo que instituiu alguns cuidados especiais de acordo com o tamanho das empresas, por exemplo.
No Brasil, apesar de não haver pontos específicos sobre as relações de trabalho na LGPD, ela pode ser aplicada também para os dados que são gerados nessa interação, justamente para garantir a proteção de ambas as partes.
Para entender melhor todo esse cenário e as novidades que foram trazidas com ele, muitos empresários recorrem ao serviço de assessoria trabalhista, tendo assim meios de se adequar para cumprir as exigências da lei.
De fato, mesmo que ela seja recente e ainda desperte uma série de dúvidas, entendê-la melhor é essencial para atender aos requisitos, e ter a certeza de estar agindo corretamente em relação aos dados gerados pela sua companhia.
Se você quer compreender melhor o assunto, de maneira a coordenar corretamente todas as informações geradas nas relações profissionais da sua empresa, este conteúdo é para você.
Por isso, siga a leitura deste artigo e entenda os efeitos da Lei Geral de Proteção de Dados, as fases em que ela deve ser aplicada e as penalidades para os estabelecimentos que não cumpri-la conforme o estipulado.
O que é a LGPD e quais os efeitos dela para as empresas?
Quem abre um negócio sabe que existem diferentes exigências para que a companhia possa funcionar dentro da legalidade. Assim, conhecimentos sobre as leis, sobre medicina do trabalho e sobre impostos devidos são essenciais.
Mais recentemente, surgiu no cenário uma nova regulamentação, a chamada Lei Geral de Proteção de Dados, que tem o objetivo de proteger e regular o compartilhamento de dados obtidos por diferentes meios.
A tecnologia é um fator que contribuiu de maneira expressiva para isso, já que o uso da internet e de diferentes tipos de plataformas digitais que oferecem serviços variados para os profissionais coletam diferentes dados dos seus utilizadores.
Esses dados fornecidos durante o uso de um determinado sistema devem estar protegidos, evitando o extravio de informações não autorizadas pelos usuários. Afinal, o acesso a informações pessoais expõe pessoas a fraudes e pode comprometer a segurança delas.
Nos últimos tempos, as empresas que adotaram o formato home-office passaram a ter grande parte dos seus conteúdos expostos, uma vez que diferentes tipos de atividades dependiam de acesso aos dados particulares do negócio.
Dessa maneira, assim como a segurança patrimonial se torna indispensável em estabelecimentos físicos para garantir a proteção das pessoas, a proteção de diferentes informações corporativas se tornou ainda mais importante.
Assim, ao estabelecer uma relação com os seus funcionários, a empresa obtém uma série de informações pessoais, que precisam ser devidamente armazenadas e protegidas.
É nesse sentido que a LGPD se torna importante na relação de trabalho, garantindo a segurança dos considerados dados sensíveis, sendo alguns deles:
- Origem racial ou étnica;
- Opiniões políticas;
- Convicções filosóficas ou de cunho religioso;
- Filiação sindical;
- Questões sobre a saúde, genéticas ou biométricas.
Uma vez que o acesso a essas informações pode acarretar na discriminação dos funcionários, é essencial que o estabelecimento que obteve dados como esses faça o armazenamento correto deles.
Não à toa, a LGPD deve ser seguida à risca nas fases de pré-contratação, contratação e pós-contratação, seja em contratos de trabalho diretos ou em terceirização de serviços de portaria, por exemplo.
1. A LGPD na fase pré-contratual
Nesta fase ocorre o primeiro contato entre a empresa e o futuro funcionário, de modo que ela ocorre geralmente em um processo de recrutamento, podendo ser realizado pelo departamento pessoal ou por empresas especializadas nesse serviço.
É nesse momento que a companhia anuncia a vaga no mercado, passando então a receber currículos e realizar entrevistas, conhecendo melhor os candidatos e podendo assim selecionar aquele em que houve mais identificação para o cargo.
Se a empresa opta por aplicar o processo para terceirização de TI, ela deve estar ciente de que algumas informações que possam gerar discriminação na escolha do candidato estão proibidas, como solicitar a análise de crédito ou exames de sangue dos participantes.
Na pré-contratação, é obrigação da empresa esclarecer aos candidatos que não foram aprovados o que será feito com os dados e documentos que foram fornecidos por essas pessoas, deixando clara a sua política de utilização dessas informações.
2. A LGPD na fase contratual
Uma empresa especializada em auditoria independente, que tenha selecionado um dos candidatos no processo seletivo aplicado recentemente, deverá então se comunicar de maneira prática e objetiva com o novo funcionário.
Para tanto, ela precisa transmitir a sua política de tratamento de dados, de modo que o colaborador deve (ou não) dar o consentimento sobre o que está deliberado ali.
Durante o período de atuação do profissional, a companhia contratante possui acesso a diferentes informações pessoais dos seus funcionários, de modo que ela se torna obrigada a aplicar a LGPD como forma de protegê-los.
Na ficha de cadastro comum, é possível que a filiação partidária do profissional seja questionada. Obtendo esse dado, a empresa se torna responsável por restringir o acesso de terceiros à ficha de cada um dos seus colaboradores.
Além disso, é comum que, periodicamente, os funcionários realizem exames de saúde, que avaliam as condições físicas do trabalhador e verificam possíveis problemas ocupacionais decorrentes da jornada de trabalho.
É importante frisar que nesses casos não devem ser realizados exames como um teste de gravidez, para identificação de câncer ou de HIV, uma vez que eles podem resultar em discriminação do profissional no ambiente de trabalho.
Outro ponto importante é que, ao apresentar um atestado médico para justificar a ausência no trabalho, o documento não precisa apresentar o CID (Classificação Internacional de Doenças e Problemas Relacionados à Saúde), respeitando a privacidade do funcionário.
Mas em casos onde constar o quadro apresentado pelo profissional nesse período, a informação deve se manter resguardada, de modo que não haja impacto na rotina de trabalho do local.
Por fim, vale mencionar que o compartilhamento de dados com as operadoras do plano de saúde, quando há o oferecimento de cobertura médica por parte da empresa, deve ser expressamente autorizado pelo colaborador.
Todos esses cuidados são indispensáveis para garantir que todas as informações pessoais de cada um dos funcionários da empresa estejam seguras e que sejam devidamente armazenadas pelo estabelecimento.
3. A LGPD na fase pós-contratual
Toda relação de trabalho compreende um início e um fim, e a LGPD também tem efeitos na fase pós-contratual. Quando ocorre o desligamento do colaborador, é importante que ocorra também os cuidados com as informações pessoais dele.
Assim, independentemente do contrato firmado ter sido diretamente com o estabelecimento ou por meio da contratação de mão de obra terceirizada, a empresa deve informar ao profissional sobre a finalização do uso dos dados, por pedido dele ou determinação legal.
Isso é essencial principalmente porque todas as informações obtidas durante o período da relação trabalhista devem ser armazenadas no estabelecimento por dois anos após a data do desligamento.
Afinal, esse é o prazo máximo no qual um funcionário pode entrar com uma ação trabalhista, de modo que a empresa poderá guardar toda a documentação referente ao contrato de trabalho até a finalização desse período.
Esses são os principais efeitos que a Lei Geral de Proteção de Dados traz nas relações de trabalho, de modo que cumpri-las corretamente garante que a empresa cumpra com o seu papel perante os seus colaboradores.
Quais as punições para quem não cumpre com a LGPD?
Independentemente do segmento no qual a empresa atua, seja com digitalização de documentos ou com contabilidade, as obrigações com relação aos dados dos seus funcionários precisam ser cumpridas.
Porém, quando essas determinações forem ignoradas por parte dos estabelecimentos, a LGPD prevê punições para isso.
Entre as principais, é possível mencionar a aplicação de advertências, de modo que a empresa possa se adequar e cumprir o estipulado na Lei.
Há também a aplicação de multas pequenas ou pesadas, que podem chegar até 50 milhões de reais. Outras medidas são o bloqueio e eliminação dos dados pessoais.
Tudo isso tem como objetivo garantir que as empresas se adequem à legislação, tornando a relação de trabalho mais segura e livre de problemas.
Sendo assim, não deixe de garantir que a LGPD esteja presente no seu estabelecimento, de forma a garantir a proteção das informações dos seus funcionários e de ter a certeza de seguir corretamente as leis vigentes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
