A auditoria é uma prática comum na área de governança corporativa das organizações, no entanto essa simples palavra costuma causar tensão nas equipes que irão passar pelo processo. Isso é normal e por isso a melhor maneira de evitar as dificuldades nesse momento é se preparando previamente.
Nesse texto trouxemos três dicas de como se organizar para uma auditoria na sua empresa. Leia as orientações e descubra como planejar os procedimentos para colaborar e facilitar o processo.
Mantenha fluxos internos da sua empresa atualizados
Uma das coisas mais importantes a se fazer é manter o seu programa de governança de privacidade com a manutenção em dia. Isso não significa apenas ter a principal ferramenta utilizada para organização de dados atualizada (mesmo que isso seja importante), mas também contar com planejamento e regras bastante claras.
Além disso, ter uma política que funciona de forma clara é essencial. Não basta haver apenas uma descrição do que fazer, mas os processos precisam estar em prática sendo utilizados de maneira funcional.
Uma boa forma de comprovar a eficácia dessas rotinas é elaborando testes e simulações com certa frequência. Pensar em como a equipe e os protocolos seguidos funcionam em situações reais é uma ótima maneira de se preparar sem colocar os dados de cliente em risco. Nesse caso, é possível identificar problemas com antecedência e resolvê-los antes mesmo de uma auditoria.
Organização é a palavra-chave
Implementar um sistema de conformidade com a LGPD na sua empresa não deve ser uma tarefa pontual, mas uma construção contínua. Não deixe para criar processos novos às vésperas de uma auditoria, já que é necessário que eles estejam funcionando bem.
Além disso, os peritos não irão analisar apenas os procedimentos presentes, mas também as ações tomadas em outros momentos. Documentos internos relacionados às políticas da empresa podem ser solicitados, assim como outras informações sobre históricos de incidentes de segurança, contratos com os operadores de dados, requisições de titulares recebidos. É importante ter essas informações organizadas.
Esteja alinhado com seus colaboradores
É provável que os auditores entrem em contato com diversos colaboradores de vários setores da empresa. Essa prática funciona para obter informações sobre como as normas de privacidade e proteção de dados estão sendo praticadas de fato. Funcionários das mais diversas áreas, desde os DPOs até o jurídico da empresa, podem ser contatados em razão desse processo.
Manter a prática de reuniões recorrentes com a equipe pode ser uma forma de facilitar a integração de informações entre as áreas. Exemplos: criar um canal regular de comunicação e permitir que colaboradores estejam mais alinhados com cada uma das práticas adotadas por diferentes setores da empresa é uma opção. Além disso, pequenos problemas que poderiam se arrastar por muito tempo podem ser resolvidos muito mais rapidamente.
Não existe somente uma solução para facilitar processos do tipo, já que cada empresa é única e irá trabalhar com diferentes tipos de dados. Contudo, utilizar estratégias atualizadas e que estejam alinhadas com seus colaboradores e de acordo com as normas pode auxiliar para que a sua empresa tenha sucesso nas auditorias de privacidade.